Work life Balance: la gestione del tempo

Work life Balance: la gestione del tempo

paola-devescoviPaola Devescovi

Una donna e una mamma con molte passioni (arte, lingue, crescita personale e spirituale, “blogging” e internet marketing) e che ha sempre lavorato in proprio. Per 20 anni lavorato come interprete di conferenza e traduttrice. Con l’arrivo dei figli ha deciso di seguirli, e ha cercato di costruirsi un nuovo lavoro che le permettesse di realizzare le proprie passioni utilizzando le competenze acquisite con la libera professione. Così ha aperto un negozio d’arte online e, per imparare a promuoverlo, ha scoperto il mondo dell’internet marketing. Ha studiato con famosi guru dell’internet marketing internazionale dai quali ha imparato a utilizzare gli strumenti più all’avanguardia per il marketing online.
Ci parlerà in questa rubrica di tutti quegli aspetti della vita quotidiana che possono migliorare il nostro equilibrio tra la vita lavorativa e la gestione della famiglia (il work-life balance) oltre ad altri suggerimenti utili per le Mamme del terzo millennio.

gestione-tempoCOSA SBAGLIAMO NELLA GESTIONE DEL NOSTRO TEMPO? ECCO I 7 ERRORI PIU’ FREQUENTI

Quante volte pensiamo: “Ho mille cose da fare e non riesco a fare tutto quello che dovrei”. Sembra che la responsabilità di questa nostra “inefficienza” sia il tempo che non è mai abbastanza. In realtà, il tempo ci sarebbe, ma non lo sappiamo gestire e quindi ottimizzare.
Un’indagine condotta negli Stati Uniti su un campione di “mompreneurs” (mamme imprenditrici) ha individuato gli errori che vengono commessi più frequentemente e che contribuiscono a una cattiva gestione del tempo. Vediamo i primi 7:

1. Redigere una lista di cose da fare senza stabilire delle priorità. Potrebbe sembrare strano, ma è un errore nella gestione del tempo che anche molte mamme commettono. Dall’interminabile elenco di cose da fare scegliamo 5 o 6 priorità da completare nella giornata. L’ideale è preparare questo elenco delle priorità la sera prima, così quando ci svegliamo al mattino la nostra giornata è già in parte organizzata. Dedichiamoci a una priorità alla volta e, quando è stata completata, depenniamola dalla lista. Questo non solo ci aiuta a procedere in maniera ordinata, ma, vedere la nostra lista che man mano si assottiglia, ci aiuta a sentirci efficienti e produttive.

2. Controllare costantemente la posta elettronica. In questo modo, interrompiamo in continuazione quello che stiamo facendo e perdiamo la concentrazione. Stabiliamo massimo tre momenti di 20-30 minuti nella giornata da dedicare esclusivamente alla posta elettronica che non dovrà assolutamente essere controllata al di fuori di questi orari.

3. Distrazioni di vario tipo dal computer, per esempio i segnali o messaggi di notifica di arrivo di un nuovo messaggio di posta. Questo tipo di distrazioni vanno assolutamente eliminate.

4. Vivere e organizzare la propria giornata in modalità “multi-tasking”, cioè fare più cose contemporaneamente senza portarne a termine nessuna. Apparentemente sembra essere più efficiente dedicarsi a più cose contemporaneamente (faccio di più nello stesso tempo che dedicherei a una cosa sola), ma in realtà distrae molto di più, si perde concentrazione e quindi efficienza. Meglio stabilire dei limiti di tempo a seconda del tipo di attività o compito da svolgere e dedicarsi a un compito alla volta. Per esempio, scrivere l’articolo 30 minuti, telefonare al commercialista 10 minuti, completare il modulo di rimborso spese 30 minuti e così via. Il multi-tasking va bene per attività poco impegnative, per esempio guidare e ascoltare un dibattito alla radio, ma per qualsiasi altra attività che richieda concentrazione e riflessione è assolutamente sconsigliato!

5. Lavorare in un ambiente esposto a interruzioni di vario tipo: persone, telefonate, ecc. Quando si lavora da casa questo tipo di interruzioni (che io chiamo “interferenze”) sono all’ordine del giorno. Stabilire dei momenti della durata di 30 minuti/1 ora per le “interferenze” è un modo per evitare lo stress che inevitabilmente sopraggiunge quando siamo costantemente interrotte e abbiamo l’impressione di non riuscire a concludere nulla. I miei figli, per esempio, sanno che fino a un determinato orario non mi devono disturbare. Dopo quell’orario sono tutta per loro. Non rispondo al telefono di casa quando sto lavorando e “filtro” le telefonate che mi arrivano sul cellulare

gestire-tempo6. Iniziare la giornata controllando la posta elettronica. Questo è un grande motivo di distrazione: si inizia con l’idea di dedicare 10 minuti a questa attività e dopo un’ora stiamo ancora rispondendo alla posta. Meglio affrontare come prima cosa alle famose “priorità” più urgenti della nostra lista e dedicarsi alla posta solo dopo averle completate.

7. Lasciare i messaggi di posta ricevuti nella posta in arrivo. In questo modo si rischia di leggere lo stesso messaggio 4 o 5 volte prima di rispondere o di fare quanto necessario. È meglio evadere la posta man mano che la leggiamo: cancelliamola, archiviamola, inoltriamola ad altri perché se ne occupino e se non riusciamo a finire quanto richiesto dal messaggio di posta specifico, inseriamolo tra le “priorità” del giorno dopo. Tenere la casella di posta in arrivo libera da messaggi ci aiuta ad avere le idee più chiare e ad essere più concentrate e organizzate.

Io mi sono riconosciuta in questi errori e ho messo in pratica i suggerimenti che ho indicato per migliorare la gestione del tempo: sono piccoli accorgimenti pratici che mi aiutano a essere organizzata, concentrata e molto più produttiva di quanto avrei mai pensato possibile.

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